Với văn phòng điện tử, việc tìm kiếm tài liệu dễ hơn bao giờ hết

PDF.InEmail

Công nghệ thông tin phát triển, những phần mềm văn phòng được xấy dựng góp phần thay đổi cách làm việc của con người. Tại các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp hiện nay ứng dụng rất nhiều phần mềm quản lý văn phòng giúp cho việc tìm kiếm tài liệu lưu trữ dễ đàng hơn trước đây rất nhiều. Không những vậy, năng xuất làm việc cũng được cải thiện rõ rệt nhờ những phần mềm thông minh này.

Những bất cập khi quản lý tài liệu theo cách truyền thống

Tại các sở, vụ, viện hay những thư viện, tài liệu thường do bộ phận văn thư lưu trữ tiếp quản. Tại phòng văn thư, lưu trữ sẽ được chuẩn bị nhiều tủ hồ sơ hay các kệ, giá có thể bằng gỗ hoặc sắt để đựng hồ sơ, tài liệu, sổ sách. Để quản lý hồ sơ, tài liệu dễ dàng các hân viên văn thư lưu trữ phải phân loại hồ sơ, tài liệu đánh số thứ tự theo một quy tắc nhất định như phân hồ sơ theo năm, theo sự kiện hoặc theo alphabet để tất cả mọi người có thể tìm kiếm dễ dàng.

văn phòng điện tử

Cách quản lý tài liệu truyền thống mất nhiều thời gian, tốn kém chi phí đầu tư cơ sở vật chất

Với các phòng ban khác khi cần đến hồ sơ, tài liệu cần thiết phải nhờ đến bộ phận văn thư tìm kiếm nên mất nhiều thời gian chờ đợi.

Cách quản lý và sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu như vậy không tránh khỏi những rủi ro như mối mọt, ẩm mốc hay thất lạc, cháy nổ. Hơn nữa, các đơn vị phải chuẩn bị nhiều cơ sở vật chất như không gian, địa điểm, phòng hay các dụng cụ để lưu trữ hồ sơ, tài liệu.

Quản lý, tìm kiếm tài liệu lưu trữ dễ dàng với văn phòng điện tử

Nếu như một nhân viên văn thư phải mất tối thiểu 2 năm học trung cấp ngành văn thư lưu trữ mới có thể đảm nhận việc phân loại, lưu trữ hồ sơ thì với phần mềm văn phòng điện tử, một nhân viên văn phòng bất kỳ cũng có thể thực hiện dễ dàng.

Phần mềm văn phòng điện tử là mô hình văn phòng kiểu mới thay thế văn phòng giấy tờ với mô hình tương tự. Thay vì làm việc với bộ máy hành chính văn phòng cồng kềnh, văn phòng điện tử đưa cả bộ máy làm việc lên hệ thống phần mềm để toàn bộ lãnh đạo, nhân viên làm việc 100% trên máy tính.

văn phòng điện tử

Tìm kiếm tài liệu lưu trữ dễ dàng hơn với văn phòng điện tử

Quản lý tài liệu lưu trữ là một ứng dụng nhỏ bên trong văn phòng điện tử. Nếu coi phần mềm văn phòng điện tử là cả một cây đại thụ thì quản lý tài liệu lưu trữ là một cành cây có chức năng lưu trữ, quản lý thông tin.

Bất cứ ai trong hệ thống cũng có thể dễ dàng cập nhật và xử lý tài liệu trên hệ thống của văn phòng điện tử. Riêng với phần mềm văn phòng điện tử có tính phân quyền, các thông tin, tài liệu có thể sẽ có sự phân cấp để bảo mật thông tin cần thiết.

Văn phòng điện tử CloudOffice – phần mềm văn phòng giúp quản lý, tìm kiếm tài liệu dễ dàng

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng phần mềm hệ thống, công ty phát triển công nghệ Thái Sơn là đơn vị đi đầu trong việc cung ứng phần mềm văn phòng điện tử với phần mềm CloudOffice.

Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice tích hợp tính năng quản lý hồ sơ sự kiện, lưu trữ tài liệu, lưu trữ vă bản toàn diện. Do vậy, cán bộ, nhân viên trong hệ thống hay nhân viên văn thư có thể cập nhật công văn đi, đến, phân loại công văn theo trình tự thời gian như trên văn phòng giấy tờ. Bên cạnh đó, phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice cũng cho phép quản lý thông tin theo dạng sự kiện diễn tiến như quản lý tiến độ dự án, quản lý hồ sơ bệnh án, hồ sơ các vụ kiện…

Khi cần tìm kiếm hồ sơ, tài liệu, người dùng chỉ cần tra tên tài liệu cần tìm một cách đầy đủ hay không đầy đủ và nhận ngay kết quả chỉ trong vài giây. Việc quản lý tài liệu lưu trữ ngay trên hệ thống phần mềm cũng được thao tác đơn giản với giao diện thân thiện dễ sử dung.

văn phòng điện tử

Phần mềm văn phòng điện tử Cloudoffice - tích hợp các giải pháp văn phòng

Ngoài chức năng quản lý tài liệu lưu trữ, phần mềm văn phòng điện tử còn có vai trò như một phần mềm quản lý công việc từ xa hiệu quả. Cán bộ của cơ quan, doanh nghiệp có thể giao việc trên hệ thống và kiểm soát tiến độ thực hiện hay tìm kiếm hồ sơ, tài liệu trên hệ thống ngay cả khi đang công tác xa.

Các tính năng và những tiện ích văn phòng trong phần mềm văn phòng điện tử Cloudoffice được các doanh nghiệp đánh giá cao khi có thể tương tác nhiều hơn giữa lãnh đạo và nhân viên. Hiện nay, phần mềm văn phòng điện tử Cloudoffice được rất nhiều doing nghiệp, đơn vị, tổ chức trong nước áp dụng triển khai để thay đổi môi trường làm việc hay thực hiện cải cách các thủ tục hành chính hướng đến xây dựng chính quyền điện tử hiện đại, văn minh, công khai.

Mọi thông tin chi tiết về hệ thống văn phòng điện tử CloudOffice xin liên hệ:

Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn

Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội

Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223

Tổng đài hỗ trợ: 1900 1286

website: cloudoffice.com.vn

 

Tin liên quan:
Tin mới hơn:
Tin cũ hơn:

Video

You need Flash player 6+ and JavaScript enabled to view this video.



hoicho

dean

bản tin KTHT

42448719 296256344490104 7637590276319477760 n

websites

gopy

baner hội nghị bT

bhxh

e.tv

truong-boi-duong-can-bo

banerfinal

netc

mynghe

bacbo

bao